# Interaktive Session: Arbeit strukturieren, planen und verteilen - Erfahrungsaustausch zu Werkzeugen ... hier können wir gemeinsam Notizen machen. Einfach drauf los! Schreiben links, Lesen rechts (oder in der Symbolleiste oben auf Nur-Lesen oder Nur-Schreiben umschalten) [toc] ## NextCloud - Erweiterung "Deck" * https://apps.nextcloud.com/apps/deck * Aufgabenspalten konfigurierbar, "KANBAN-Style" * Karten zuweisen und zwischen Kategorien hin- und herschieben * Labels, Dateianhänge, Teilen, Zeitachse zeigt Bearbeitungshistorie * Alerts einstellen * an der UB-Mannheim genutzt in kleinen Teams oder auch zur individuell/persönlichen Arbeitsorganisation * bringt auch (eigene) Kalenderfunktion ## GitHub Issues * Aufgabenverteilung, Leute assignen etc. * für nicht-öffentliche Projekte muss bezahlt werden (ist wohl mittlerweile abgeschafft: https://github.blog/2019-01-07-new-year-new-github/) ## Github Projects * Kanban-Boards für GitHub-Issues und zusätzliche Karten, auf Repository- oder Organization-Ebene * https://docs.github.com/en/issues/organizing-your-work-with-project-boards/managing-project-boards/creating-a-project-board ## GitLab Issue Board https://docs.gitlab.com/ee/user/project/issue_board.html - Je nach Linzenz können auch mehrere Personen einer Issue zugeordet werden ## GitLab Issues * GitLab: Open Source Alternative zu GitHub - kann selber betrieben werden * Kann auch unabhängig von Code in Gitlab einfach nur als Selbstzweck betrieben werden (reines Issue-Projekt, nicht wie sonst mit Code) * bei der DDB Fachstelle für die Verwaltung von Datenliefeurng verwendet * Issues verlinken etc., Due date, z.B. zum Setzen von Sachen, die nicht aktuell sind, due date in einem Monat, dann nochmal gucken * Jedes Issue hat eine Email-Adresse, an die kann man was schicken, dann wird es im Issue angehängt -> so lässt sich leicht realisieren, dass selbstbetriebenen Prozesse aus Log-Meldungen sichtbar absetzen können * Manche interessante Feature nur mit Enterprise Edition * z.B. mehrere Bearbeiter an einem Issue * mehrere Boards in einem Projekt ## Logseq * https://logseq.com/ * Personal Knowledge Graph * Diary-Mode * Mark-Down-Formatierung * Eingesetzt bei Steffen zur persönlichen Aufgabenverwaltung * Kann auch im Team verwendet werden, wenn der Team-Graph etwa in einem git-Repo geteilt wird (Das logseq Team nutzt das glaube ich auch.) * OpenSource * mit vielen Plugins (auch für Zotero) * Kategorie eher "Personal Knowledgegraph" * ... auch zum Mitschreiben bei Terminen (Protokoll) oder zum Veranstaltung, Paper, ... vorzubereiten * wegen Mark-Down auch leicht zu exportieren in anderen Tools * Alternative: https://obsidian.md/ (nicht OpenSource allerdings...) Ähnliches Tool zum Verzetteln: https://www.zettlr.com/ ## Joplin * einfaches Notizen-Tool * Open Source * https://joplinapp.org/ ## Jira * Erfahrung Nachteile (Kontext waren häufige Änderungen an den Vorgaben wie ein JIRA Auftrag aufgebaut sein soll) * kommerzieller Cloud-Service, kein Betrieb im eigenem Rechenzentrum mehr möglich * Aufgaben zuordnen * Dateianhänge * Dashboard, über Filter neue Ansichten anlegen * Kommentare: Historie einer Aufgabe / Arbeitsschritte * Absprache zu Konventionen können sich sehr kleinteilig etablieren (in verschiedenen Projekten oder sogar Komponenten * Sehr anpassbar (was Vor- und Nachteile hat, gute Absprache nötig) * sehr mächtig - Vor- und Nachteil - * Kärtchen können farblich hervorgehoben werden (Filter z.B. mit Labels) ## meistertask * Kanban-Board * kostenpflichtig ## Microsoft Teams mit Planner * Kostet natürlich (Office 365-Lizenz) * Kann aber sehr gut Mails, Dokumente, Chats, Kalender etc integrieren. ## mindomo * https://www.mindomo.com/de/ ## Metro Retro * Board für Retrospektive (Zettel in Bereiche, z.B. Gut/Schlecht/Anfangen/Aufhören; Abstimmen über Zettel, die besprochen werden; Timer für die Besprechung) * https://metroretro.io/ ## Werkzeug-unabhängige Erfahrungen * Vorteil, wenn Werkzeug-mmit-Inhalten-Befüllen kein Overhead sondern integriert in Teammeetings * wichtiger Unterschied bei KANBAN-Lösung: können (von Anfang an) Karten Personen zugeordnet werden? * Daily Stand ups * Grundsätzlich: Software unterstützt Workflows, aber ohne guten Workflow nutzt die beste Software nix. * Aufgabenerledigung auch regelmäßig im Team reviewen (Review / Retrospektive, z.B. alle 14 Tage) * interessanter Beurteilungskriterium für die verschiedene Werkzeuge: welche eignen sich gut, um Vorgesetzten auch sichtbar zu machen, wie hoch die Teamauslastung ist? * Wenn die Workflow-Organisation komplexer ist als die Arbeit die zu erledigen ist läuft etwas schief - also wenn man ein Handbuch braucht im Issues korrekt anzulegen… * Zu viele offenen Aufgaben führen generell irgendwann zu Un-Verwaltbarkeit * Gibt es Plattformen, die die Aufgaben mehrer Werkzeuge in einer Oberfläche aggregieren? * Firefox Plugin https://github.com/freaktechnik/advanced-github-notifier * Firefox nur für Gitlab: https://github.com/Mikescops/gitlab-notify-extension * Tool mit weniger Möglichkeiten ist leichter um sich in einem Team abzusprechen ## Methodik / Theorie * Projektmanagement Fortbildung (z.B. Prince2) * Reflexion nicht nur fachlich-inhaltlich, sondern auch zu Prozessen, dafür Raum schaffen --- Bei Bedarf können wir später für Kleingruppen weitere Pads benutzen: Gruppe 1: https://pad.gwdg.de/CBdu2RSaTnK5xYqQm4AGMQ?both Gruppe 2: https://pad.gwdg.de/pgD80ZH4T6uBahaflvTDJw?both Gruppe 3: https://pad.gwdg.de/BBBjzrZuSV2uhUmhFJoS8Q?both Gruppe 4: https://pad.gwdg.de/-u8px9POQpixtHKpf18bbw?both Gruppe 5: https://pad.gwdg.de/Oa7iW0-jSZCMouCqQVz2Zw?both Gruppe 6: https://pad.gwdg.de/iDRfhansQkeBR_2TFIUCtg?both